Quản lý hiệu quả công việc bằng Microsoft Planner
Microsoft Office 365 là gói phần mềm dịch vụ thương mại cung cấp các phiên bản đám mây của các phần mềm thông dụng của Microsoft trong đó bao gồm: gói ứng dụng văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm máy chủ như Exchange Server, SharePoint Server, Lync Server,…
Là một phần trong hệ sinh thái của bộ Office 365, cùng với Microsoft Teams, Micorosft Planner là phần mềm có bản quyền được Tổng công ty Điện lực miền Trung trang cấp từ năm 2018 cho hơn 200 tài khoản tại Công ty.
Với Planner, người sử dụng có thể tạo các kế hoạch, gán nhiệm vụ, trò chuyện về nhiệm vụ và xem biểu đồ của tiến trình nhóm. Các nhóm và cá nhân dựa vào Microsoft Planner để sắp xếp nhanh chóng, cộng tác dễ dàng và cùng thống nhất, bất kể dự án lớn nhỏ ra sao. Bốn tính năng mới của Planner sẽ giúp hiển thị rõ hơn lịch biểu dự án, giúp bạn nhóm và lọc tác vụ, cho phép bạn nhận thông báo về hạn chót sắp tới và tới đây, bạn còn có thể phát hành tác vụ lên lịch Outlook của mình.
Với Planner được cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị di động, người sử dụng và nhóm sử dụng có thể: Tạo kế hoạch mới/Sắp xếp và giao tác vụ/Chia sẻ tệp/Trao đổi trong những việc đang làm. Cụ thể các chức năng chính như:
Tạo kế hoạch
Việc tạo kế hoạch cũng sẽ tạo Nhóm Office 365 mới, giúp cho người dùng và những người đang làm việc cùng có thể dễ dàng cộng tác không chỉ trong Planner, mà còn trong OneNote, Outlook, SharePoint và các ứng dụng khác. Địa chỉ email của kế hoạch mà Planner tạo sẽ được đưa vào Cuộc hội thoại Nhóm Outlook.
Gán người, gán tác vụ vào kế hoạch
Với tính năng nâng cao, chức năng này cho phép giao việc cho người thực hiện trong từng tác vụ tương ứng. Tại mỗi tác vụ có thể chia nhỏ các công việc con hay tiến trình công việc dưới dạng Checklist. Để qua đó, người quản lý có thể theo dõi tiến độ, hay trang thái bắt đầu/hoàn thành, deadline thực hiện…
Mỗi cấp nhỏ nhất sẽ được giao cho một cá nhân, với một timeline cố định. Như vậy, CBCNV luôn biết mình phải làm gì và người quản lý cũng biết phải tìm tới ai để tìm hiểu thông tin, khen thưởng hoặc truy cứu trách nhiệm.
Xem lịch biểu—Đáp ứng hạn chót, lập kế hoạch trước và tìm hiểu về trạng thái dự án với khả năng xem lịch biểu nhiệm vụ của bạn. Ngoài ra, các dạng xem nhiệm vụ hàng tuần và hàng tháng cho phép kéo và thả lịch biểu.
Tùy chọn Nhóm và Lọc
Tùy chọn Nhóm và Lọc trong Planner cho phép người dùng hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của mình nhằm giúp đáp ứng các hạn Deadline, ví dụ: lọc nhiệm vụ của người dùng theo ngày đến hạn để hiểu rõ Deadline sắp đến, hoặc sử dụng tính năng Nhóm để xem các nhiệm vụ chưa bắt đầu để người dùng có thể ưu tiên công việc của mình.
Tính năng thông báo
Với các trường hợp có thay đổi các kế hoạch: tạo mới/ có chú thích mới từ các thành viên trong kế hoạch cho tác vụ/ thay đổi thành viên giao việc/ gần đến hạn deadline hoàn thành, Planner liên tục gửi các email thông báo nội dung công việc để người dùng chủ động thực hiện. Đây là nét mới trong việc đảm bảo tính riêng tư trong việc quản lý đầu mục công việc cá nhân trong nhóm.
